.

.

ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΓΡΑΦΕΙΟ

Α. Πρωτόκολλο

• Τήρηση των διαδικασιών πρωτοκόλλησης των κάθε είδους εισερχόμενων εγγράφων στο Δήμο και διανομή τους στις υπηρεσίες του Δήμου.
• Τήρηση διαδικασιών πρωτοκόλλησης των εξερχόμενων εγγράφων από το Δήμο.
• Τήρηση γενικού αρχείου του Δήμου
• Παροχή γραμματειακών υπηρεσιών. Χειρισμός του μηχανογραφικού εξοπλισμού που είναι αναγκαίος για την αποδοτική εκτέλεση των δραστηριοτήτων του τμήματος .
• Παροχή κάθε είδους γραμματειακής υποστήριξης.
• Μέριμνα για την εκτέλεση των γενικών βοηθητικών λειτουργιών υποστήριξης για τις ανάγκες των υπηρεσιών του Δήμου.

Β. Χορήγηση Αδειών Καταστημάτων

• Χορήγηση αδειών ίδρυσης και λειτουργίας όλων των καταστημάτων και επιχειρήσεων, οι όροι λειτουργίας των οποίων καθορίζονται από υγειονομικές διατάξεις.
• Χορήγηση αδειών μικροπωλητών και η κατασκευή, λειτουργία και εκμετάλλευση περιπτέρων και κυλικείων εντός κοινοχρήστων χώρων.
• Χορήγηση των αδειών εγκατάστασης και λειτουργίας θεάτρων, κινηματογράφων και παρεμφερών επιχειρήσεων, που προβλέπονται από τους Α.Ν. 445/1937 και446/1937.
• Χορήγηση των αδειών λειτουργίας μουσικής σε δημόσια κέντρα, που προβλέπονται από αστυνομικές  διατάξεις και χορηγούνται σύμφωνα με την Α5/3010/85 υγειονομική διάταξη.
• Χορήγηση των αδειών εγκατάστασης και λειτουργίας ψυχαγωγικών παιχνιδιών, που προβλέπονται από αστυνομικές διατάξεις και δεν υπάγονται στις διατάξεις του ν.2000/1991.
• Επιβολή διοικητικών κυρώσεων σε παραβάτες των όρων λειτουργίας των καταστημάτων (προσωρινή ή οριστική ανάκληση άδειας ή σφράγιση σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις).
• Τήρηση αρχείου των αδειών καταστημάτων υγειονομικού ενδιαφέροντος.

Γ. Γραμματεία  Δημοτικού  Συμβουλίου, Δημαρχιακής  Επιτροπής,  Επιτρόπων  Δημοτικού  Συμβουλίου,  Τοπικών  Συμβούλων

• Κατάρτιση  σε  συνεργασία  με  τον  πρόεδρο  του  Δ.Σ.   της  ημερήσιας   διάταξης  των  συνεδριάσεων  του  Δ.Σ.  και  ενημέρωση  των  μελών  του  Δ.Σ.   για  τα  θέματα  και  το  χρόνο-τόπο   κάθε  συνεδρίασης.
• Συγκέντρωση,  αναπαραγωγή   και  αποστολή  στα  μέλη  του  Δ.Σ.  των  διαφόρων  εισηγήσεων   και  γενικά  του  ενημερωτικού  υλικού  που  αντιστοιχεί  στα  θέματα  των  συνεδριάσεων.
• Τήρηση  πρακτικών  κατά  τη  διάρκεια  των  συνεδριάσεων.
• Τήρηση  αρχείου  πρακτικών  και  αποφάσεων  του  Δ.Σ.
• Δακτυλογράφηση,αναπαραγωγή  αποφάσεων  του  Δ.Σ.  και  αποστολή , όσων εξ’αυτών ορίζει ο νόμος,  στην  Υπηρεσία  Τ.Α.  της   Περιφέρειας.
• Ενημέρωση  των  υπηρεσιών  του  Δήμου  για   τις  εγκεκριμένες   αποφάσεις  του  Δ.Σ.
• Παροχή  κάθε  είδους  γραμματειακής  υποστήριξης  προς   τη   Δημαρχιακή  Επιτροπή   και  τις  μόνιμες   και  έκτακτες  επιτροπές   που  συνιστά  το  Δημοτικό  Συμβούλιο         ( ενημέρωση   για  τα  θέματα  και  το  χρόνο   κάθε  συνεδρίασης,  διανομή  εισηγήσεων  προς   τα  μέλη  των  Επιτροπών, τήρηση  πρακτικών,  τήρηση  αρχείου  πρακτικών,  δακτυλογράφηση-αναπαραγωγή  εισηγήσεων  κ.λ.π.).
• Τήρηση  αρχείου  εκπροσώπων   του  Δήμου  σε  διάφορους  φορείς   και  όργανα. Φροντίδα  για  την  αποστολή  στοιχείων  προς  τους  προηγούμενους  εκπροσώπους,  επικοινωνία,  παραλαβή  και  εσωτερική  διεκπεραίωση  των  εκθέσεων  των  εκπροσώπων  προς  το  Δήμο.

Δ. Λειτουργίες Διοικητικής υποστήριξης Νομικών Προσώπων

• Εκτέλεση των λειτουργιών διοικητικής υποστήριξης (τήρηση αρχείων, γραμματειακή υποστήριξη, πρακτικά, ενημέρωση Δημάρχου και Δημ. Συμβουλίου κ.λ.π.) που είναι αναγκαίες για τη λειτουργία των ΝΠΔΔ του Δήμου.
• Συνεργασία με τις διοικήσεις και τις υπηρεσίες των ΝΠΔΔ και το Οικονομικό Τμήμα για τα θέματα οικονομικής διαχείρισης των ΝΠΔΔ.

ΓΡΑΦΕΙΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ:

• Διαχείριση των διαδικασιών που αφορούν την πρόσληψη, απόλυση, προαγωγή, παραίτηση, τοποθέτηση, μετακίνηση, απόσπαση, μετάταξη κλπ. του προσωπικού του Δήμου με οποιαδήποτε σχέση εργασίας, σύμφωνα με τις εκάστοτε  ισχύουσες διατάξεις.
• Διαχείριση των διαδικασιών ελέγχου παρουσίας, παροχής αδειών, αξιολόγησης και άσκησης πειθαρχικού δικαίου στο προσωπικό του Δήμου, με οποιαδήποτε σχέση εργασίας, σύμφωνα με τις εκάστοτε ισχύουσες διατάξεις.
• Τήρηση των μητρώων και φακέλων του προσωπικού του Δήμου, με οποιαδήποτε εργασιακή σχέση, με τη συγκέντρωση  και καταγραφή των κάθε είδους μεταβολών της οικογενειακής, υπηρεσιακής και ατομικής κατάστασης (προσόντα, οικογενειακή κατάσταση, υπηρεσιακή εξέλιξη, απόδοση, αμοιβές, ποινές, άδειες, απουσίες κ.λ.π.).
• Τήρηση των διαδικασιών συγκέντρωσης, καταγραφής των πληροφοριών που έχουν σχέση με τον καθορισμό των κάθε  φύσης αμοιβών και παροχών προς το προσωπικό οποιασδήποτε εργασιακής σχέσης του Δήμου.
• Παροχή κάθε είδους πληροφοριών, προφορικών ή γραπτών (πιστοποιητικά, βεβαιώσεις κλπ.) προς το προσωπικό του  Δήμου που αφορούν την υπηρεσιακή του κατάσταση.
• Παρακολούθηση των μεταβολών της οργανωτικής κατάστασης και στελέχωσης των υπηρεσιών του Δήμου. Παρακολούθηση της κατανομής των θέσεων εργασίας στις επιμέρους υπηρεσίες του Δήμου.

ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΗΜΑΡΧΟΥ:

Α. Γραφείο Δημάρχου

• Παροχή συμβουλών και διατύπωση εξειδικευμένων γνωμών για θέματα Οργάνωσης και Διοίκησης.
• Υπηρεσίες προσωπικής γραμματειακής υποστήριξης προς το Δήμαρχο.
• Δακτυλογράφηση, αναπαραγωγή, διεκπεραίωση και αρχειοθέτηση προσωπικής αλληλογραφίας και αποφάσεων του Δημάρχου.
• Ρύθμιση συναντήσεων και επικοινωνιών του Δημάρχου – τήρηση προσωπικής ατζέντας Δημάρχου
• Τήρηση προσωπικού αρχείου εγγράφων του Δημάρχου.
• Τήρηση πρακτικών συναντήσεων ή συμβουλίων, στα οποία μετέχει ο Δήμαρχος.
• Συγκέντρωση στοιχείων ή εγγράφων που πρέπει να υπογραφούν από το Δήμαρχο, και μέριμνα για την υπογραφή και τη διεκπεραίωσή τους.

Β. Γραφείο Τύπου, Δημοσίων Σχέσεων & Τουριστικής Προβολής

• Παροχή  συμβουλών και διατύπωση εξειδικευμένων γνωμών σχετικά με την επικοινωνία και την προβολή του Δήμου.
• Λειτουργία Γραφείου Τύπου. Παρακολούθηση δημοσιευμάτων του τύπου και των  Μ.Μ.Ε. και  προετοιμασία ανάλογων δημοσιευμάτων με σκοπό την προάσπιση των συμφερόντων του Δήμου. Δημιουργία Δελτίων Τύπου.
• Συγκέντρωση φωτογραφικού και άλλου υλικού που αφορά το Δήμο.
• Φροντίδα για τις δημόσιες & διεθνείς σχέσεις του Δήμου.
• Προετοιμασία & συμμετοχή στις τουριστικές εκθέσεις.
• Οργάνωση, συντονισμός και προώθηση συνεδρίων, press trips, fam trips, συνελεύσεων, συγκεντρώσεων και πάσης φύσεως εκδηλώσεων που γίνονται με πρωτοβουλία του Δήμου.
• Συστηματικές επαφές με ελληνικά και διεθνή ΜΜΕ, τουριστικούς πράκτορες, εκπροσώπους φορέων τουρισμού, γραφεία Ε.Ο.Τ. εξωτερικού, κοκ.
• Διαχείριση και ανανέωση ύλης του τουριστικού και ειδησιογραφικού portal www.milos.gr
• Διαχείριση τουριστικού χαρτοφυλακίου & image bank